il formato degli allegati del DOCFA

A volte capita di voler/dover allegare qualche documento alla pratica DOCFA da inviare telematicamente: può capitare nel caso di richiesta di ruralità, oppure nel caso in cui si abbia il diritto all'esenzione della tassa di variazione e quindi occorra dimostrarlo, oppure magari perché il soggetto che firma non è quello titolare dell'immobile, ma ne è un suo delegato. Insomma a volte può essere utile allegare un documento per rendere più chiara la dichiarazione che stiamo presentando, visto che la comunicazione telematica non prevede il "faccia a faccia" con il quale spesso e volentieri si superano veolcemente eventuali punti oscuri.

testo aggiornato a settembre 2018

Se mai vi capiterà, dunque, sappiate che il docfa telematico ammette per gli allegati solo due formati di file, ma non solo: devono pure essere impostati in un modo specifico. Gli unici due file supportati sono il TIFF e il PDFA.

Entrambi i formati probabilmente li conosciamo tutti, ma forse non tutti sanno che il PDFA NON è il PDF comunemente noto, ma ne è una sua variante studiata apposta per garantire la compatibilità e quindi la lettura dei file anche in futuro. Se allegate un PDF "normale", il DOCFA vi rifiuterà subito la procedura.

Alcune indicazioni su come devono essere i file le trovate nell'help stesso del sister, dove purtroppo non si possono copincollare i link: nel modulo "cerca", digitate "invio nuovo documento con allegati" e il primo match che vi esce è quello della pagina con le indicazioni. Alla sezione dell'help specifica si può accedere solo se si è correttamente loggati nel sistema.

Il TIFF mi sembra un po complesso da rispettare, anche perché bisognerebbe agire sulla struttura stessa del file che non è cosa per chiunque. In alternativa abbiamo appunto il PDFA, che ha anche lui le sue complessità. Tuttavia creare un file nel formato richiesto è molto facile usando OpenOffice, una suite di programmi molto simile ad office ma con il vantaggio di essere open-source e quindi implicitamente free to use.

Openoffice ha una sua funzione di pdf export, nella quale è possibile facilmente selezionare l'opzione "PDF/A-1", come è anche spiegato in questo blog. Se dovete allegare un file immagine, magari una scansione di un documento, potete importare l'immagine in una nuova pagina di writer (il "word" di openoffice) e direttamente esportare lo stesso documento in pdf-a marcando l'apposita spunta nel riquadro delle opzioni pdf.

Se però avete già un pdf del documento che volete caricare e, giustamente, vi sembra macchinoso importarlo in word per poi esportarlo in pdf-A, potete usare il software PDF creator (anch'esso open source - nella specifica versione free, ma vi sono anche altre versioni dello stesso software che sono invece a pagamento - , quindi installabile liberamente anche sulle macchine dello studio, ma verificate sempre le condizioni di licenza), che può convertire i pdf normali in pdf-A anche senza necessariamente aprirli. Il software consente l'esportazione in due formati: il pdf A-1b e pdf A-2b: SISTER pare riconoscere solo l'A-1b. Il software PDF creator funziona anche come stampante virtuale.

Di recente (fine settembre 2018) è stato introdotto direttamente sulla piattaforma SISTER una utility per la verifica ed anche la conversione dei file da normale PDF a PDF-A, che fa prima una verifica del file e, se non risponde ai parametri richiesti, "prova" a convertire il file. Se la conversione ha successo, sarà possibile scaricare il file, firmarlo e quindi caricarlo. Dato che da ottobre 2018 verranno introdotti nuovi controlli sull'integrità dei file, ritengo che questo ad oggi sia il modo migliore di convertire i file, anche senza pre-convertirli con i programmi visti sopra.

Non cito altri software che pure certamente produrranno file in PDF-A semplicemente perché la mia pigrizia mi ha fatto fermare al primo programma che funziona (e che è open-source), ma se volete segnalarmi altri software che avete positivamente sperimentato (pur senza farne degli annunci pubblicitari, vi prego) commentate pure qui appresso.

Anche l'allegato, come il file del docfa, va firmato digitalmente. Per poter allegare un file all'invio telematico, dovete selezionare la casella "presenza allegati" nella schermata iniziale della procedura di invio: solo selezionando questa casella vi apparirà, nella schermata successiva, la casella per inviare il file. L'allegato deve essere contenuto in un unico file, quindi se dovete allegare documenti diversi, occorre comunque unificarli in uno unico.

Vi ricordo brevemente che se dovete allegare documenti, è sempre bene che il file sia leggero. Un PDF può arrivare a pesare molti MB soprattutto se si una una semplice compressione jpg partendo magari da un documento a colori. Il modo migliore di compattare i file scansionati di tipo testuale o con semplici disegni è quello di convertirli in file bitmap con due soli canali (bianco e nero) e quindi salvare il file in formato tif con compressione tipo fax. Un documento in pdf di una decina di pagine con questo tipo di compressione difficilmente occuperà più di 200kB. Comunque per esperienza Sister regge sicuramente file fino a 5mb: finora non mi è mai capitato di doverne caricare di più.