il SUET romano: compilare le CILA sullo sportello telematico

Come già avrete avuto modo di sapere, per chi segue questo blog o la mia pagina Facebook, da qualche settimana dal momento della stesura di questo post nella capitale è in funzione lo sportello unico dell'edilizia telematico (SUET) concepito per la gestione telematica dei titoli abilitativi, cosa che rappresenta un gigantesco passo in avanti rispetto alla precedente procedura di deposito delle pratiche amministrative ma, parallelamente, presenta delle problematiche (che in parte si potranno sciogliere col tempo) che creano qualche problema nell'uso. Trascrivo qui di seguito degli appunti per utilizzarlo senza impuntamenti, sperando di trovare successivamente il tempo per tenere aggiornato il post.

testo rivisto ed aggiornato il 21 dicembre 2018 ed anche in più riprese nel 2022.

ultimo aggiornamento 29 giugno 2022

Il sistema sembra macchinoso ma in realtà è semplice: si tratta di compilare direttamente sulla piattaforma digitale il modulo che prima era cartaceo. Inserendo infatti tutti i dati correttamente, alla fine della procedura è possibile stampare sia il modulo compilato (che nel SUET si chiamerà richiesta di intervento) sia la relazione tecnica, che nel cartaceo in verità era un unico modulo.

Nella mia esperienza personale col SUET ho visto che è cosa buona compilare la domanda tutta insieme, senza lasciarla in "giacenza" per troppo tempo sul sistema: in alcune pratiche, per esempio, ho avuto difficoltà ad inserire in un secondo tempo dei nuovi intestatari dopo aver inserito il primo: ciò a distanza di qualche anno non capita più ma certamente se abbiamo avviato una pratica e successivamente il SUET è stato implementato con funzionalità differenti, può darsi che i precedenti documenti non vengano più letti correttamente; in ogni caso, all'estate 2022 il sistema sembra ormai abbastanza stabile ed è possibile riprendere le pratiche in fasi successive senza quasi mai riscontrare problemi. Comunque appunto il sistema vi consente di aprire una domanda e compilarla man mano che vi arrivano i dati. Se il vostro committente è l'affittuario di un immobile, dovrete inserire il vostro committente come soggetto capofila, e poi anche il proprietario come soggetto titolare di diritti reali. In caso di più proprietari, o di persone che hanno diritti diversi sullo stesso immobile (p.e. uno ha la nuda proprietà, l'altro l'usufrutto) vanno inseriti tutti, ma uno solo dovrà essere capofila. Il sistema consente (ed obbliga) a caricare le deleghe dei singoli titolari di diritti reali verso il soggetto capofila.

Il committente capofila dovrà necessariamente essere iscritto al portale di Roma Capitale e, per conseguenza, deve avere lo SPID in quanto questo oggi è l'unica modalità di accesso consentita dal portale: se l'utente non è ancora registrato sul portale, al primo accesso con lo SPID verranno caricati tutti i dati. Dunque, se inserite il codice fiscale del vostro cliente nel modulo di ricerca per codice fiscale e non vi appare nulla, basterà dire al committente di fare un accesso al portale, anche senza fare nessuna operazione (può semplicemente entrare e riuscire subito). Dei soggetti che non sono il capofila, non è necessario che abbiano lo SPID ma se non sono registrati al portale andranno compilati tutti i dati richiesti. il capofila NON deve avere la firma digitale: quella la deve avere solo e soltanto il tecnico compilatore, a meno che il capofila non decida di operare come soggetto collaudatore. Il soggetto capofila sarà quello che invierà fisicamente l'istanza quando il tecnico l'avrà compilata ed "inviata". Anche se il soggetto capofila non è un tecnico, può risultare direttore lavori, anche se per adempiere poi al fine lavori deve avere necessariamente la firma digitale. Se ciò appare illogico rispetto alla norma, ebbene va detto che non lo è: il DPR 380/01 impone che il direttore lavori sia un tecnico abilitato solo per talune categorie di interventi (interventi strutturali) e nelle opere pubbliche, ma nelle opere private che non richiedono lavorazioni specifiche per cui la legge obbliga alla presenza di una direzione svolta da un tecnico abilitato, effettivamente tale ruolo non deve avere detta qualifica.

Con il sistema telematico non è più possibile evitare di lasciare in bianco alcuni campi, poiché non vi lascerà la possibilità di trascurare neanche un elemento delle diverse schede, e vi metterà a disposizione il tasto per l'invio solo dopo che tutte le schede richieste saranno state correttamente validate e tutti i documenti richiesti correttamente caricati.

Per come il portale funziona ed ha funzionato almeno fino al 2022, la CILA viene compilata in parte inserendo direttamente dei valori e compiendo delle scelte valorizzando i vari campi, ed in parte producendo delle dichiarazioni o comunque documenti che sono più complessi da standardizzare, come ad esempio le deleghe tra comproprietari, le lettere di incarico professionale, per non parlare delle relazioni tecniche discorsive necessarie nel caso di progetti che richiedono il parere consultivo della Sovrintendenza Capitolina nonché, ovviamente, gli elaborati grafici.  Il modulo CILA base e la relazione tecnica vengono prodotti automaticamente compilando i campi, mentre molti degli altri documenti sono dei pdf che il tecnico deve caricare nei corretti spazi a disposizione.

Attenzione: il SUET, come probabilmente è logico che sia, non opera alcuna verifica sul contenuto del pdf "sciolto" che caricate, ma verifica soltanto che voi stiate effettivamente caricando un file pdf (e, se richiesto, se è stato correttamente firmato digitalmente), dunque è il tecnico (e, implicitamente, il committente che trasmette la pratica) che deve controllare che i file caricati siano tutti coerenti con quanto effettivamente richiesto. A questo aspetto deve essere prestata massima attenzione perché è facilissimo sbagliarsi e caricare documenti inesatti o in punti sbagliati.

Il tecnico, di default, firma solo in qualità di progettista: se si è anche direttore lavori, bisogna aggiungere un nuovo tecnico ed inserire sè stessi come tecnico direttore lavori. Ovviamente nelle pratiche che sono esclusivamente a sanatoria dovete firmare solo come progettisti, perché queste pratiche non devono essere collaudate. Come detto sopra, volendo il direttore lavori, che è obbligatorio, può essere anche il committente ma se non ha la firma digitale, non può inviare il collaudo. Può essere nominato un tecnico anche solo come collaudatore, anche mentre la CILA è in corso, che ha accesso solo al modulo per il fine lavori.

Nelle istruzioni generali del SUET è scritto che la lettera d'incarico è facoltativa, ma, di fatto, se non la mettete il sistema non vi validerà la scheda. Io ho fatto una bozza di lettera d'incarico standard, in cui non è necessario inserire anche l'importo delle prestazioni che avete pattuito (ma valutate bene perché in diversi casi può essere invece importante che la pattuizione della parcella faccia parte di un documento ufficiale): secondo me è sufficiente che siano inseriti gli estremi del tecnico e del committente e l'elenco delle attività che vi sono state conferite (potete anche inserire attività delle quali non vi è stato dato l'incarico, per esempio la sicurezza o il ruolo di responsabile dei lavori: in alcuni contesti problematici una lettera d'incarico ben fatta può essere di grande aiuto). Suggerisco anche di aggiungere gli estremi della polizza professionale, nonché l'informativa rivolta al committente sul rispetto della Privacy e del GDPR: il tecnico deve comunicare con quali modalità vengono gestiti i dati del committente.

Se non avete una impresa, dovrete selezionare l'apposita spunta su "opere in economia", ma attenzione: se l'intervento riguarda degli impianti soggetti a certificazione (elettrico, idrico, gas, insomma tutti) dichiarare che non c'è nessuna impresa è un controsenso che può dare adito a sospetti o comunque generare dei controsensi a posteriori.

Se l'impresa ha sede all'estero, nella tendina della provincia trovate anche la dicitura "estero" da inserire appunto se del caso. I dati dell'impresa vanno inseriti tutti, altrimenti non valida la scheda: solo il campo dell'iscrizione alla Cassa Edile può essere lasciato in bianco in quanto questa non è obbligatoria per ditte individuali.

il portale consente, nella sezione "allegati", di inserire anche documenti facoltativi e quindi qualunque documento ulteriore che il tecnico o il committente ritengono utili o indispensabili per la corretta formazione del titolo abilitativo: può essere talvolta utile allegare il progetto originario di costruzione del fabbricato, a dimostrazione dello stato legittimo, oppure ancora può essere invece necessario caricare documentazione catastale o altro. Il portale qui vi consente, però, di allegare un unico documento, dunque se necessitate di trasmettere documenti dal contenuto differente, dovrete produrre un unico pdf con più elementi. Io in genere carico la dichiarazione di avvenuto pagamento della prestazione professionale di progettazione, come richiesta dalla L.R.Lazio 6/2019 art. 4 (a proposito: a me sembra ambiguo che tale dichiarazione debba essere resa da chi in ipotesi i soldi li ha ricevuti: perché non deve essere chi li ha pagati a dover dichiarare di averlo fatto? non mi pare che lasciando dichiarare questa cosa al tecnico si contrastino comportamenti elusivi e di abuso? chi viene abusato in questo modo non solo non riceve i soldi, ma fornisce anche una dichiarazione non veritiera in un atto pubblico).

Se ritenete che il meccanismo di caricare un unico pdf come documentazione ulteriore sia macchinoso o, comunque, in ogni caso in cui si necessiti di integrare una pratica già depositata, potete procedere, dopo che è stata protocollata, cliccando sul pulsante "invia nuova comunicazione" nella homepage della CILA. Ribadisco che la CILA deve essere prima protocollata per potervi produrre allegati. Per ogni invio di documentazione, riceverete un numero di protocollo specifico. non fatevi ingannare dal nome del pulsante che, purtroppo, è in effetti ambiguo e sembra che cliccandoci vi apra la procedura per presentare una nuova CILA (che è, in effetti, una "comunicazione").

Non mi soffermo sulle singole schede del sistema perché mi sembrano abbastanza intuitive: sono di fatto gli stessi argomenti che abbiamo già trattato sempre su tutti gli altri post che hanno riguardato la CILA. Giusto due parole su quello che spaventa alcuni: il fatto che ad un certo punto chiede di inserire il valore OMI dell'immobile. Se non avete una pratica onerosa, questi dati possono essere tranquillamente omessi.

Dal 2019 circa il SUET è stato implementato con una funzione molto utile, ed è quella che vi consente di selezionare il singolo fabbricato su una mappa interattiva, che si apre automaticamente in una finestra popup una volta che avete inserito indirizzo e numero civico: questo sistema ha integrato dentro sé il piano regolatore ed altre informazioni, dunque questo aiuta molto a non sbagliare nell'inserimento dei dati urbanistici. Ovviamente il tecnico deve essere anche un po' attento: non può esserci troppo automatismo nelle verifiche urbanistiche.

Due parole riguardo alla sovrintendenza capitolina: circa un mese dopo l'avvio del SUET la Sovrintendenza ha emanato una circolare con la quale, implicitamente, annulla l'obbligo del parere preventivo per le opere che ricadono in CILA e nelle morfologie degli impianti urbani. In tutti gli altri tessuti della carta per la qualità, G1b e G1c, permane invece l'obbligo tassativo di richiedere il parere preventivo, e questo deve essere fatto sempre attraverso SUET. Se la CILA è in corso d'opera e richiede il parere della sovrintendenza, le opere devono essere sospese fino all'acquisizione del parere; se in sanatoria, il perfezionamento della pratica avviene solo dopo il rilascio del parere.

Una volta che avrete compilato tutti i campi e tutte le schede saranno correttamente validate (ogni scheda validata verrà sottolineata con una barra verde), potrete cliccare per l'invio definitivo dell'istanza. Attenzione: anche se cliccherete su invio, la pratica non verrà ancora protocollata. Una volta inviata la pratica, al soggetto capofila verrà recapitata una notifica con la quale si chiederà di procedere all'invio e alla protocollazione: a questo punto, il capofila deve accedere alla propria area riservata del sito del comune e procedere alle poche fasi per il perfezionamento ed invio della procedura. L'unica cosa che il committente dovrà fare sarà caircare sul sistema le reversali di pagamento ed un non meglio identificato "documento" di cui al paragrafo che segue. Queste reversali possono anche essere predisposte e pagate dal tecnico (che recupererà la somma come rimborso in fattura), l'importante è che siano correttamente intestate al soggetto capofila.

Una attenzione particolare va posta per l'ultimo adempimento per l'invio, quello a carico del capofila: quando il tecnico ha compilato tutti i dati ed ha caricato la relazione tecnica firmata sull'ultima scheda del portale, il sistema automaticamente "chiude" la CILA e non la rende più modificabile dal tecnico (si può sbloccare la cosa rimuovendo la relazione tecnica firmata) nell'attesa appunto che il capofila proceda con l'invio della pratica. Per procedere all'invio da parte del capofila, viene chiesto di caricare un "documento" che da come è descritto dal sistema sembra essere semplicemente il documento d'identità: secondo me, però, anche se è estremamente criptico, il documento che si richiede venga caricato nello spazio in alto è con buona probabilità la comunicazione, il cui pdf viene prodotto cliccando su "genera comunicazione - a carico del capofila". dunque il capofila dovrebbe generare la comunicazione, firmarla, e caricarla nel modulo in alto. Dato che come detto la cosa è estremamente criptica, io suggerisco di caricare in quello spazio un unico pdf che contiene sia la comunicazione generata dal sistema e firmata (in originale e quindi scansionata o digitalmente), sia i documenti dei soggetti titolari, così che non si possa sbagliare.

Quando il soggetto capofila avrà esaurito la procedura, la pratica verrà definitivamente inviata e protocollata, e riceverete appunto una ricevuta di protocollo. A questo punto sarà possibile scaricare l'intero fascicolo della CILA in un sol colpo andando su "fascicolo documentale" e cliccando, in basso all'elenco di tutti i documenti caricati o generati, su "scarica tutti".

per procedere al fine lavori, bisognerà aprire la sezione "richieste" del suet, selezionare la CILA interessata (la quale ovviamente dovrà essere protocollata, ma forse può stare anche nello stato "in istruttoria" per essere chiusa o integrata), e cliccare sul tasto che dovrebbe comparire di "fine lavori". Questo tasto o procedura è accessibile solo al direttore lavori o al tecnico collaudatore se ne è stato nominato uno specifico: bisognerà allegare i documenti richiesti (ricordatevi dei formulari discarica) e quindi chiudere la pagina di inserimento dati. A questo punto, verrà trasmessa una notifica al soggetto capofila che potrà procedere direttamente con l'invio del fine lavori. Se il soggetto capofila coincide col direttore lavori, si può fare tutto in un unica procedura consequenziale.

attenzione: ho notato che nelle CILA inviate a partire più o meno dal mese di ottobre 2016 il sistema prevede una procedura diversa per il fine lavori, cioè una procedura guidata e strutturata, un po' come quella per la presentazione della CILA stessa: se vi compare un reminder delle vostre istanze quando aprite direttamente il SUET, per procedere al fine lavori potrete cliccare direttamente sul link relativo alla pratica e vi porterà direttamente alla compilazione giudata del modulo. Vi verrà chiesto di allegare:

• la variazione catastale (dovrebbe essere sufficiente la planimetria e la ricevuta di avvenuta registrazione, ma in assenza di ulteriori chiarimenti io trasmetto l'intera scansione del DOCFA. In genere invio la scansione del DOCFA cartaceo sottoscritto da me e dal cliente, ma non dovrebbe essere sbagliato inviare anche il pdf che già si è trasmesso all'agenzia delle Entrate);
• il formulario discarica dei rifiuti, o dichiarazione di mancata produzione di rifiuti per cantieri privi di opere (è possibile inviare anche una dichiarazione del committente che i residui sono stati conferiti presso i centri AMA, i quali almeno finora non rilasciano ricevute);
• l'attestato di qualificazione energetica, o dichiarazione relativa al fatto che le opere svolte non ricadono negli obblighi progettuali di cui al d.lgs. 192/05 e del decreto requisiti minimi;

c'è una casella per allegati "liberi", qualora ci fosse necessità di trasmettere ulteriore documentazione oltre quella richiesta.

Nelle prime fasi di vita del SUET non c'era una vera e propria procedura di collaudo, ma le pratiche venivano collaudate inviando i documenti come se fossero semplici integrazioni documentali. Dunque potrebbe non essere una anomalia se trovate delle CILA della fase più acerba del SUET collaudate in questo modo. Sconsiglio di chiudere a posteriori le pratiche vecchie usando la procedura successiva, soprattutto se le pratiche erano già state all'epoca collaudate con la modalità in vigore agli inizi.

Nei primi anni di vita dello sportello telematico, se avevate depositato una CILA in variante ad una precedente CILA, quella originaria poteva essere lasciata "morire" senza essere ulteriormente integrata. Questo è quello che mi è stato risposto facendo un interpello diretto allo sportello di assistenza SUET. In qualche municipio invece vi potrebbero dire che anche le CILA originarie devono essere chiuse trasmettendo la stessa documentazione che si è usata per chiudere la variante, ma secondo me questa procedura potrebbe risultare implicitamente scorretta (pensiamo alla variazione catastale: questa sarà allineata alla variante, dunque che senso ha trasmettere alla vecchia CILA, che avrà un post-operam diverso, un accatastamento non allineato?). Quelle originali, una volta depositata la variante, è come se diventassero inefficaci. Al limite, si potrebbe ritenere di trasmettere una integrazione alle CILA già in essere comunicando il protocollo della CILA in variante.

Nel 2021/2022 è stato introdotto uno specifico sistema per depositare delle CILA in variante alle CILA già depositate, dunque il problema di cui sopra è in parte superato. ad ogni modo, è utile ricordare che grazie alla più compiuta definizione delle tolleranze esecutive introdotte con il decreto semplificazioni 2020, l'aver apportato "modeste" modifiche interne durante l'esecuzione dei lavori non rappresenta più un qualcosa oggetto di variante, dunque in alcuni casi potrà essere possibile chiudere la CILA originaria allegando un "as built" in cui il tecnico dichiararerà che sussistono le condizioni per poter ricondurre quelle lievi variazioni alle tolleranze esecutive di cui all'art. 34 bis DPR 380/01.

In futuro la piattaforma verrà allargata anche alle SCIA, alle SCIA alternative ed ai PdC (l'estensione alla SCIA ed al PdC è avvenuta nei primi mesi del 2022. unica procedura ancora al di fuori del SUET è la SCIA alternativa al PdC)

Considerate che il sistema è tuttora in evoluzione, i dettagli della procedura potranno subire variazioni in futuro.

Problemi che mi segnalate spesso:

• immobile con più di un subalterno: da poco è stata inserita la possibilità di inserire dati catastali multipli, ma inizialmente non c'era questa possibilità, ma secondo me era sufficiente inserire anche solo un subalterno;
• da poco è stato modificato il modo in cui vanno specificati i lavori da eseguire: occorre oggi inserire una sorta di stato "ante operam", indicando SUL e volume (lordo?) ed uno post-operam, in cui si va a confermare che non vi è stato aumento di SUL e di volume (altrimenti, si esce dalla competenza della CILA). questa cosa crea obiettivamente qualche problema in caso di frazionamenti e fusioni: fate attenzione a come inserite i dati.
• se la ditta ha sede all'estero, esiste nella tendina della provincia la dicitura "estero" da usare se del caso;
• nei municipi che sono risultati dalla fusione di due "ex" municipi, potreste non trovare, nella procedura per le reversali, la dicitura per i lavori edilizi: in questo caso, aprite la tendina riferita all'altra porzione del municipio dove certamente ci saranno le reversali per l'edilizia. Capita per esempio sul municipio ex III, dove le revresali sono solo nell'ex II, ed anche nell'ex X, dove le reversali vanno aperte nell'ex IX. I municipi sono ormai fusi quindi non c'è problema. Alcune procedure sono rimaste però distinte ed è per questo che nelle reversali ancora trovate la distinzione;
• all'inizio poteva capitare in alcuni casi che la CILA completata ed inviata avesse come stato quello di "scelta esito": questo sembra sia un refuso del sistema, che poteva avvenire quando si indicava la data di inizio lavori o altri casi particolari. Dovrebbe essere stato risolto negli aggiornamenti più recenti della piattaforma; 
• se avete la necessità di procedere con l'inserimento di nuovi tipi in sostituzione degli originali, secondo me la procedura più corretta è quella di inviare una comunicazione formale con allegati i nuovi disegni. Attenzione: la procedura non può essere utilizzata se i nuovi tipi contengono delle varianti ai disegni originali, perché in tal caso bisogna fare una vera e propria nuova CILA: i tipi in variante secondo me possono essere inviati solo se ci si accorge di aver commesso degli errori materiali nella rappresentazione grafica;
• quando vedete che la vostra cila protocollata appare nello stato "efficace in verifica" significa (probabilmente?) che è stata sorteggiata per il controllo da parte dell'ufficio. A me è capitato di avere le pratiche in questo stato le quali, dopo un po' di tempo, sono tornate allo stato base che è "efficace in attesa di collaudo".